Unternehmen und Verwaltungen suchen nach praktikablen Wegen, um sowohl die Digitalisierung voranzutreiben als auch innovative Lösungen für die Bedürfnisse der Zukunft zu entwickeln. Zwingende Voraussetzungen sind hierbei nicht nur strukturelle und prozessuale, sondern auch kulturelle Veränderungen, um eine stärkere Transformationsfähigkeit, ein schnelleres Anpassungsvermögen und die Entstehung erfolgreicher Innovationen zu ermöglichen.

Große Potenziale, um diese Ziele zu erreichen bieten agile Methoden und Arbeitsweisen. Jene können ihre Vorteile allerdings nicht voll entfalten, wenn die Unternehmenskultur unbeweglich bleibt und alte Denk- und Arbeitsweisen weitergelebt werden.

Einige Organisationen führten in der Vergangenheit agile Methoden und Frameworks wie Scrum, Kanban oder Design Thinking ein, um diese nach kurzer Zeit frustriert wieder abzuschaffen, da sie den erhofften und häufig beworbenen Durchbruch nicht erzielen. An den Methoden liegt das nicht. Sie sind in erster Linie Werkzeuge und Erfolgsfaktoren, wenn es darum geht, die Agilität zu steigern. Das Problem ist, dass sowohl Unternehmen als auch Verwaltungen den nötigen Kulturwandel vergessen. Denn die Dimension Kultur kommt vor der Dimension Struktur und Prozesse.

Die Dimension Kultur

Kultur ist das, was uns prägt. Sie ist schwer zu definieren und zu greifen. Zumeist lassen sich kulturelle Unterschiede aber sofort erspüren. Das gilt ebenso in Unternehmen, Verwaltungen und in den jeweiligen Bereichen dieser Organisationen. So kann im Controlling eine andere Kultur gelebt werden als im Vertrieb. Kultur zu verändern, ist ein Prozess, bei dem es den Endpunkt "Jetzt sind wir bereit für agil" nicht gibt.

Um Organisationskulturen zu verändern, muss das Management oder die Führung diese zunächst erfassen, um einen Ansatzpunkt für den agilen Wandel zu finden. Eingangs sollten dazu die Bereiche und Teams, die bereits nach agilen Werten und Arbeitsprinzipien handeln, beobachtet werden. Liegt ein umfassender Überblick über den Status quo vor, sind sechs Aspekte wichtig, um die Kultur zu verändern:

1. Der vorhandene Grad an Agilität, der sich an der Flexibilität, der Selbstorganisation, dem Innovationsgeist oder der Kundenzentrierung zeigt, sollte gesteigert werden. Dafür eignen sich Frameworks wie beispielsweise Teamcanvas. Die Agilität lässt sich auch mit Hilfe eines Fragebogens messen.
2. Teams brauchen ein gemeinsames Verständnis für den Kulturwandel und die Dringlichkeit der Veränderung. Fehlt dies, sollten agile Verwirrungen aufgelöst und eine sinnstiftende Orientierung anhand einer klaren Vision und der daraus abgeleiteten Strategie entwickelt werden.
3. Das vorhandene Mindset sowie Werte und Überzeugen, müssen auf den Prüfstand gestellt werden. Impulse zur Erweiterung der Perspektiven sind dabei wichtig. Leitfragen können sein: Welche Denk- und Handlungslogik hilft, eine flexible Haltung einzunehmen? Wie können agile Werte im täglichen Miteinander gestärkt werden?
4. Mitarbeiter brauche konkrete Arbeitsprinzipien und Handlungen, die sich aus den erfassten Werten ergeben. Es geht um die Frage, wie sich jeder einzelne in welcher Situation konkret verhalten will und wie dies gewinnbringend mit den Arbeitsprinzipien vereinbart werden kann.
5. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Zeitrahmen. Wie dringlich und notwendig ist der agile Wandel der Organisation. Besteht ein akuter Handlungsdruck?
6. Der Nutzen, welchen der agile Wandel für die Organisation, Teams und jeden Einzelnen hat, sollte herausgearbeitet und sichtbar gemacht werden.

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Nachdem eine Analyse der aktuellen Agilitätskultur erfolgt ist und eine Richtung zur Weiterentwicklung definiert wurde, können Strukturen und Prozesse unter diesen neuen Werten und Zielen betrachtet werden.

Strukturen und Prozesse wandeln

Die Investition in neue Technologien ist genauso wichtig, wie die strukturellen Veränderungen des operativen Geschäfts. Das betrifft sowohl die Organisationsstrukturen und Entscheidungswege als auch die alltäglichen Workflows und Kommunikationskanäle. Die Struktur kann aufeinander aufbauend anhand der folgenden sechs Themen entwickelt werden:

1. Eine Möglichkeit ist, im Team begleitende Führungsrollen wie Scrum Master, Agile Coach oder Product Owner zu etablieren. Durch die verteilte Führung wird das Team neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und partizipative Entscheidungswege lernen.
2. Bereits eine Änderung der Meeting-Strukturen, verändert die Kultur. Dauer, Teilnehmer, Fokus sollten individuell und gemeinsam priorisiert sein. Agile Meeting-Formate sind Vorbilder.
3. Board-Systeme schaffen mehr Transparenz im Unternehmen.
4. Technologische Expertise und konsequent digitalisierte Prozesse und Kommunikationskanäle helfen.
5. Investieren in die kontinuierliche Verbesserung des heutigen Geschäfts und Umsatzes und gleichzeitig in die Entwicklung zukünftiger Geschäftsmodelle und Innovationen.
6. Bilden Sie agile Organisationseinheiten in der gesamten Firma und integrieren Sie mehr Mitarbeiter, die als agile Multiplikatoren agieren.

Bei allen Veränderungen ist der passende Zeitpunkt und die richtige Dimension des Wandels entscheidend. Ein zögerliches Abwarten führt zu nachlassender Wettbewerbsfähigkeit in den Bereichen Innovationsfähigkeit, Produktivität und Fachkräfte.

Wichtig dabei ist die aufeinander abgestimmte Abfolge: Nach der Kultur kommt die passende strukturelle oder prozessuale Veränderung, dann wieder eine kulturelle Weiterentwicklung in Richtung Agilität und schließlich die weitere Strukturanpassung. Es ist ein Kreislauf, der die fortschreitende Verbesserung antreibt.

Wenn Sie eine nachhaltige Agilisierung Ihres Unternehmens anstreben, steht Ihnen das Team der QUANTIC Digital gern zur Verfügung.

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