Spätestens nach zwei Jahren Pandemie sind digitale Alternativen zu konventionellen Geschäftsprozessen nicht mehr wegzudenken. Auf diesen Lösungen sollten wir weiter stark aufbauen, um nicht nur effizientere Prozesse beizubehalten, sondern auch um die nachhaltigen Aspekte auf diese Weise zu fördern. Um bereits bei einfacheren Standardprozessen diese Ziele umzusetzen, sind viele Unternehmen auf digitale Signaturlösungen umgestiegen. Damit konnten sich nicht nur flexibel auf sich ändernde Arbeitsbedingungen reagieren, sondern auch gleichzeitig einen Beitrag zur Verbesserung ihres CO2-Fußabdrucks leisten – so auch bei QUANTIC Digital. Dazu sprechen wir heute mit Miriam Falkenhagen. Als Referentin der Geschäftsführung hat sie nach einer einfachen und nachhaltigen Lösung gesucht, Dokumente auch unter pandemischen Bedingungen signieren zu können. Dazu haben wir ihr einige Fragen gestellt.

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Frage 1: Welche Prozesse wurden bei QUANTIC Digital digitalisiert?

Wir haben sowohl die internen als auch sämtliche externen Prozesse digitalisiert, die einer Unterschrift bedürfen. Darunter fallen die Prozesse des Vertragsmanagements, wie bspw. Arbeitsverträge, Richtlinien und Zusatzvereinbarungen. Auch unsere externen Prozesse, wie die Auftragsbestätigungen bei Kunden bzw. Partnern, werden weitestgehend mit dem eingeführten Signaturprogramm abgewickelt.

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Frage 2: Welchen Vorteil bringt eine digitale Signatur mit sich?

Mit den steigenden Fallzahlen in der Corona-Pandemie wuchsen auch bei uns die Anforderungen an digitalen Alternativen zu Standardprozessen innerhalb unserer Geschäftsabwicklungen. So war es deutlich aufwendiger die Unterschriften verschiedener Parteien einzuholen, ohne gegen die Hygieneregelungen und die Homeoffice-Pflicht zu verstoßen. Um weiterhin schnell alle notwendigen Signaturen zu erhalten, musste eine digitale Lösung her. Diese sollte dafür Sorge tragen, dass es unter jeder Bedingung jederzeit möglich ist, alle Parteien Dokumente zeitnah unterzeichnen zu lassen, ohne auf den herkömmlichen Postweg und die damit verbundenen Verzögerungen zu verweisen. Wir haben uns dann für ein Signaturprogramm entschieden, dass es uns ermöglichte, elektronische Signaturen mit einer rechtssicheren Unterschrift einzuholen. Nun, auch nach Lockerung der Maßnahmen, ist die Arbeit mit elektronischer Signatur nicht mehr wegzudenken. Wir haben unter den gegebenen Umständen eines Ausnahmezustands einen transparenten Prozess geschaffen, der es uns ermöglicht, ortsunabhängig und ressourcensparend unsere internen als auch externen Prozesse zu optimieren. Weiterhin unterstützt uns die digitale Signatur auch dabei, unsere Ziele in Bezug auf die Einsparung von CO2 als Unternehmen weiter auszubauen und zu stärken.‍

Frage 3: Welche Funktionalitäten sind entscheidend bei der Wahl eines geeigneten elektronischen Signaturprogramms?

Da es sich bei den Unterschriften unserer Geschäftsprozesse um legitimierte Bestandteile von Vertragsabschlüssen etc. handelt, ist auf eine rechtsichere Signatur nicht zu verzichten. Im Zweifelsfall muss das Dokument jederzeit einer Rechtsprüfung standhalten und ist somit als Mindestanforderung für eine digitale Transformation unverzichtbar. Damit einhergehend spielt die IT-Sicherheit eine große Rolle. Bei der Wahl eines Signaturprogrammes sollte stets darauf geachtet werden, dass die Mails in einem verschlüsselten Format übermittelt werden, um die Informationen in den Dokumenten sowie personenbezogene Daten zu schützen. Um neben der Signatur auch einen ganzheitlichen digitalen Prozess zu schaffen, sind weitere Funktionen, die die Automatisierung des Prozesses optimieren ein Vorteil, den man dabei nicht außer Acht lassen sollte. Mit Hilfe intelligenter Steuerungen kann man die unterschreibenden Parteien an ausstehende To-Dos erinnern. Im Sinne der Prozessierung passiert dies anhand vorgegebener Parameter automatisch. Die volle Transparenz über den Ablauf zu haben, hilft uns dabei, die neuen Prozesse effizient zu steuern und zu reporten. Somit teilen wir ein Stück Transparenz sowohl mit externen Vertragsparteien als auch mit unseren Kolleg*innen. Klar sollte in jedem Fall sein, welche Anforderungen an das Tool bestehen. Bedarf es lediglich der reinen Signaturfunktion? Oder möchte ich zusätzlich vorhandene Layouts bearbeiten und smart designen können? Für eine ganzheitliche Kalkulation muss außerdem eine KPI-Auswertung stattfinden: Wie viele Prozesse bzw. Verträge verarbeite ich im Jahr, die ich mit meinem Massenprozess digitalisieren möchte? Als ebenfalls relevante Größe zu benennen ist die Anzahl der User. Vor Auswahl des Programms sollte also genau definiert sein, welcher User welche Berechtigung innehat und wie viele Mitarbeiter*innen insgesamt das Tool nutzen sollen.
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Frage 4: Wie kann ein digitales Signaturprogramm den Bedürfnissen der Unternehmen entsprechend verbessert werden? Welchen Ansprüchen werden die Funktionalitäten aktuell noch nicht gerecht?

Die verschiedenen Systeme bieten unterschiedliche Reifegrade in der Bedienbarkeit und den Benutzeroberflächen. Daher ist eine Generalisierung an dieser Stelle schwer. Wir als Beratungsunternehmen legen unseren Fokus stark auf die Usability-Kriterien eines Signatur-Tools. Darunter verbergen sich die Möglichkeiten der Vernetzung der Programme untereinander. Also die Antwort auf die Frage: Wie lassen sich Signatur-Tools in bestehende Systeme integrieren und wie viel Aufwand erfordert die Einbindung? Darüber hinaus sollte ein ganzheitlicher Datenaustausch und Kommunikation in den Schnittstellen gewährleistet werden, um die Datenqualität stets hochzuhalten. Neben der Gestaltung der Systemlandschaft ist es wichtig, den User zu verstehen. Was benötigt dieser, um mit dem Tool möglichst mühelos arbeiten zu können. Dabei können die Nutzer*innen wichtigen Input über die benötigen Funktionalitäten geben, die als Mouse-Over oder Informationstexten zur Verfügung stehen sollten. Für Unternehmen, die eigene Fonts nutzen, ist es nicht möglich diese in allen Programmen hochzuladen und für Textfelder in den Formularen zu nutzen. Insbesondere bei dem Versand externer Dokumente sollte daher geprüft werden, ob und welche Programme dieses Feature anbieten und in welchem Umfang das Corporate Design genutzt werden kann.
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Frage 5: Welche Herausforderungen können bei Unternehmen auftreten, die ein digitales Signaturprogramm nutzen? Was denken Sie, weshalb bisher nicht jedes Unternehmen im Standard auf digitale Signaturlösungen umgestiegen ist?

Zunächst gilt festzulegen, welche Kolleg*innen aus welchem Fachbereich mit diesem Tool arbeiten sollen. So sollten bei unerfahrenen Kolleg*innen Tutorials bzw. kurze Info-Fenster im System zur Verfügung stehen. Die User sollten dabei bereits frühzeitig in der Integration beteiligt werden, um eine Akzeptanz gegenüber den neugeschaffenen Prozessen herzustellen. Die Kolleg*innen werden damit nicht nur zu Stakeholdern, deren Anforderungen zur Umsetzung eingeholt werden, sondern können als Fachspezialisten das Projekt aktiv unterstützen. Auf ähnliche Weise kann man so auch die Kund*innen und Partner*innen einbeziehen. Durch die Einbindung in der Testphase schafft man Transparenz innerhalb der Prozesse und steuert der Verunsicherung gegenüber digitaler Lösungen entgegen. Hier gilt es die Risiken einzufangen, die aufgrund der Veränderungen auftreten können und zu Herausforderungen und schlimmstenfalls Verlangsamung in der Umsetzungen führen. Eine gesetzliche und datenschutzrechtliche Vorprüfung ist in jedem Fall essenziell, da eine digitale Lösung nicht jedes Unternehmen mit den verfügbaren Daten nutzen darf und kann.
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Frage 6: Was können Sie anderen Unternehmen empfehlen, die darüber nachdenken ein elektronisches Signaturprogramm einzuführen?

Wie bereits in der vorangegangenen Frage kurz erläutert, ist entscheidend welche Strategie ein Unternehmen fährt und welche Prozesse mit einer Signaturlösung digitalisiert werden sollen bzw. können. Dabei ist es wichtig, die eigenen Bedürfnisse zu kennen und sich zu fragen, ob die Investition in eine digitale Signaturlösung in die Optimierungsstrategie einzahlt. Wir als kleines Unternehmen können behaupten, dass es uns einen großen Schritt nach vorn gebracht hat, sowohl Nachhaltigkeit als auch Digitalisierung anhand standardisierter Geschäftsprozesse zusammenzubringen. Anderen Unternehmen kann ich nur empfehlen sich der Vorteile bewusst zu sein und sich intensiver mit einer digitalen Lösung zu beschäftigen, um das ganze Potential dieser Möglichkeiten sowohl für einfache interne Prozesse als auch für Kundenprozesse (bspw. Abschlüsse eines neuen Vertrags) zu entfalten. Dabei erleichtert man sowohl seinen Mitarbeiter*innen als auch den Kund*innen den Alltag und zahlt damit indirekt in die Mitarbeiter- bzw. Kundenzufriedenheit ein.

Abschließend lässt sich sagen, dass die Einführung eines digitalen Signaturprogramms eine effiziente Optimierung bestehender Geschäftsprozesse ist, die intern und extern für mehr Transparenz sorgt. Dabei sollten jedoch immer die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens im Vordergrund stehen, nach denen eine Entscheidung zwischen den zahlreichen Angeboten auf dem Markt getroffen werden muss. Auch sollte man an dieser Stelle nicht den Nachhaltigkeitsaspekt außer Acht lassen. Als digitales Unternehmen konnten wir mit Hilfe der digitalen Signatur bisher 1,1 Kilogramm CO2 einsparen, indem wir die Dokumente nicht gedruckt, sondern über eine digitale Lösung prozessiert haben. Dies zahlt damit auch in die Operationalisierung einer möglichen ESG-relevanten Auswertung ein. Dazu finden Sie in unserem Digital Insider ebenfalls den Artikel "ESG – Nachhaltiges Wirtschaften als zukunftsrelevante Strategie für Unternehmen der Daseinsvorsorge".

Es lohnt sich somit auch weiterhin ohne Lockdown und verschärften pandemischen Maßnahmen ein Signatur-Tool zu nutzen, da es neben der Optimierung interner und externer Prozesse ebenfalls auf die ESG-Nachhaltigkeitskennzahlen und Unternehmensziele einzahlt.

Hier nochmal auf einem Blick die drei wichtigsten Fragestellungen, die Sie sich in Bezug auf eine digitale Signaturlösung stellen sollten: