Die Art und Weise, wie Unternehmen und öffentliche Einrichtungen arbeiten, hat sich seit dem Beginn des Wissenszeitalters stark verändert. Die Anzahl interdisziplinärer Projekte nimmt stetig zu, was weitreichende Konsequenzen für die Struktur der Arbeit in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung hat.

Die Ursachen für diese Transformation sind die steigende Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität – die sogenannte VUCA.Welt. Dadurch wird der Arbeitsalltag undurchsichtiger und komplexer. Neben diesem Wandel der Arbeitswelt beeinflusst die Digitalisierung zudem den Zeitraum, in dem die Veränderung abläuft. Globalisierter Wettbewerb führt zu erhöhtem Innovationsbedarf, sodass der Wandel einen Dauerzustand statt einer Ausnahme darstellt. Um dieser Herausforderung gerecht zu werden und nachhaltigen Erfolg im Rahmen dieser neuen Spielregeln zu erzielen, müssen Unternehmen ihr Projekt- und Change Management zukunftsweisend ausrichten.

Die Rolle des Projektmanagements

Im Bereich des Projektmanagements werden Vorhaben bearbeitet, die einen klar definierten Zeitraum und einen interdisziplinären Charakter haben. Sie finden einmalig statt und sind komplex sowie neuartig für die Beteiligten. Der Projektmanager tritt hierbei als Generalist auf und sorgt für die Steuerung des Projektteams und der Stakeholder, das Projektcontrolling und die Planung und Durchführung des Projektvorgehens.

Dieses Projektvorgehen kann klassisch z. B. nach dem Wasserfallmodell, agil bspw. durch den Einsatz von Scrum oder Kanban oder hybrid, als Kombination aus klassischen und agilen Methoden, gestaltet werden. Im Vergleich zum Change Management ist das Projektmanagement primär auf den kurzfristigen Abwicklungserfolg eines Projektes ausgerichtet. Dies bedeutet, dass das Projekt für das Projektteam abgeschlossen ist, wenn das zuvor definierte Ziel erreicht wurde. Dabei kann es sich um die Einführung einer neuer ERP-Software handeln, oder um die Entwicklung einer neuen Digitalisierungsstrategie.

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Die Rolle des Change Managements

Für das Change Management-Team ist das Projekt erst dann beendet, wenn die Mitarbeitenden beispielsweise mit der neuen ERP-Software zielführend arbeiten können oder mit den Folgen und Implikationen der neuen Digitalisierungsstrategie zurechtkommen und dazu befähigt werden, mit den neuartigen Tools und Veränderungen umzugehen. Hier stellt sich ein langfristiger Anwendungserfolg ein, welcher Erosionsphasen des Projektes minimiert und im Idealfall sogar komplett vorbeugt.

Zur Erreichung des nachhaltigen Projekterfolgs betrachtet das Change Management die 3 Ebenen Mitarbeitende, Unternehmenskultur und Unternehmensstruktur. Im Teilbereich der Mitarbeitenden treten im Zusammenhang mit erwarteten Veränderungen oftmals Ängste und Widerstände auf. Das Change Management hat die Aufgabe, die Mitarbeitenden positiv auf die Veränderungen einzustimmen und Widerstände durch den Einsatz von Kommunikation und entsprechenden Maßnahmen zu lösen. Weiterhin ist es essenziell, den Wandel langfristig in der Unternehmenskultur zu verankern. Diese Verankerung benötigt Zeit und Geduld, wobei die Mitarbeitenden sukzessiv und iterativ zum Umgang mit den auftretenden Veränderungen durch den Einsatz von Change Management Maßnahmen befähigt werden müssen. Auf der Ebene der Unternehmensstruktur werden Strategie, Ressourcen wie bspw. Technologien und die Aufbau- und Ablauforganisation betrachtet. Der Wandel in diesem Bereich ist besonders schwierig, da Veränderungen in diesen Bereichen maßgeblichen Einfluss auf die Mitarbeitenden und ihre Rollen, Aufgaben und Zuständigkeiten in ihrer täglichen Arbeit einnehmen. Folglich muss das Change Management die Mitarbeitenden sensibilisieren und auf den Umgang mit Veränderungen einstellen.

Die Verknüpfung von Projekt-und Change Management

Change Management sollte folglich in jedem wichtigen und umfassenden Projekt einen hohen Stellenwert haben, um die Mitarbeitenden auf die Veränderung einzustellen und sie entsprechend zu qualifizieren. Dass dies in der Praxis der Fall ist, zeigt eine Studie des Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmens KPMG, des Projektmanagementverbands IPMA und dem australischen Institut für Projektmanagement AIPM aus dem Jahr 2019. Hier gaben 63 % der befragten Unternehmen an, dass sie Change Management bereits in Projekte integrieren, um bestmögliche Erfolgsaussichten zu schaffen.

Um den Anforderungen an einen stetigen Wandel, basierend auf der Digitalisierung, der VUCA-Welt und der Globalisierung gerecht zu werden, sollte diese Verknüpfung von Projekt- und Change Management strukturiert und geplant durchgeführt werden. Möglichkeiten, wie die Integration von Change Management in Projekten ablaufen kann, sind regelmäßige Jour-Fixes zwischen den Projekt- und Change Management -Teams, die Schaffung einer regelmäßigen Austauschplattform zwischen den beiden Parteien und die gemeinsame Planung des Projektes, sodass Synergieeffekte identifiziert und genutzt werden können. Eine Möglichkeit ist die Schaffung einer unternehmenseigenen Change Management Abteilung. Diese treibt Veränderungsvorhaben in Ihrem Unternehmen an und garantiert langfristigen und nachhaltigen Projekterfolg.

Wenn Sie einen nachhaltigen Projekterfolg durch langjährige Change Management-Expertise für Ihr Unternehmen erzielen wollen, steht Ihnen das Team der QUANTIC Digital gern zur Verfügung.

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