Für Organisationen ist es wichtig, sich beim Thema Change Management auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu konzentrieren. Wenn die Belegschaft aktiv in die Transformation einbezogen wird, spiegelt sich das Ergebnis in motivierten, zufriedenen und engagierten Mitarbeitern wider. Zusätzlich kann eine Verbesserung des Outputs beobachtet werden. Unternehmen haben bei jeder Art von Veränderung oft unterschiedliche Ziele vor Augen, weshalb es von entscheidender Bedeutung ist, dass alle Interessengruppen in diesen Prozess einbezogen werden.

Ausgangslage

Zu Beginn wird in Change-Projekten die Ausgangssituation der Kunden analysiert und QUANTIC Digital  stellt sich die einfach scheinenden Fragen: „Warum ist dieses Projekt relevant? Wer ist der Kunde und was macht er?“ Hierbei wird ein genaues Bild der aktuellen Situation gezeichnet, um die Rahmenbedingungen des Projektes besser einordnen zu können. Im Anschluss verständigt QUANTIC Digital sich mit dem Kunden zum übergeordneten Ziel und zur Projektverantwortung und erarbeitet eine gemeinsame Zielsetzung sowie die nötigen Leistungsbestandteile.

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Projektinhalte

Die Inhalte lassen sich in klassische Projektbausteine gliedern. In einem gemeinsamen Projekt-Kick-Off Workshop entsteht die Vorstellung des Grobkonzeptes, inklusive der Abstimmung der weiteren Projekt-Bedingungen. Anhand der festgelegten Ziele werden Stakeholder identifiziert und weitere Projektbeteiligte benannt. Die anschließende Konzeption baut auf 4 Phasen auf:

Phase 1 - Organisationsanalyse zur Definition des Status Quo

Zu Beginn der Phase 1 wird eine Stakeholder-Analyse durchgeführt, um alle entscheidenden Akteure des Change Projektes zu identifizieren. Hierbei geht es vordergründig um die Definition der Erwartungen, das Erkennen von aktuellen und möglichen Herausforderungen sowie die klare Erfassung der Projekt-Anforderungen unter Untersuchung eines Fokusfaktors wie z.B. Unternehmenskultur, Führungsmethoden, Prozesse und Kompetenzen des Personals.

Phase 2 - Analyse von Best Practices

Kein Unternehmen ist wie das andere. Unter dem Credo „Gemeinsam Lernen“ erschließen wir jedoch Anknüpfungspunkte zu bereits bewiesenen Modellen, die auch im aktuellen Projekt potenziell eine Verwendung finden. In der Praxis können diese Impulse aus anderen Branchen kommen oder sogar aus einer anderen Abteilung des eigenen Unternehmens. Dieser Austausch dient dem Abstecken des Entwicklungspfades und hilft über die wichtigen Dinge im Projekt zu sprechen. Im Ergebnis haben die Beteiligten ein einheitliches Verständnis zu Begriffsdefinitionen, Chancen und Risiken einzelner Vorgehensmodelle.

Phase 3 – Ziele der Vision

Change Management braucht eine Vision. In Phase 3 legt QUANTIC Digital die zu Beginn erarbeiteten Ziele tiefer und entwickelt gemeinsam mit dem Kunden eine Vision des Wandels unter Berücksichtigung von Dimensionen wie z.B. Unternehmenskultur, Führung, Recht, Prozesse und Kompetenzen, Technik und Ausstattung oder Wirtschaftlichkeit.

Phase 4 - Projekt-Roadmap

Nachdem die Projektinhalte definiert und ausgearbeitet sind, kann es in die Umsetzung des Change Projektes gehen. Dafür entwickelt QUANTIC Digital eine strategische Projekt-Roadmap, welche sich in 5 Etappen aufbaut.

Umsetzung

Etappe 1 – Initialisierung

Nach der Feststellung des konkreten Bedarfs identifiziert und aktiviert QUANTIC Digital  die Change - Träger im Unternehmen. Im Rahmen einer Anforderungserhebung werden die Betroffenen zu Beteiligten. Ziel ist, die Bedürfnisse und Möglichkeiten vom Status Quo zum Wunschzustand zu erheben.

Etappe 2 – Konzipierung

Auf Grundlage der Initialisierung wird eine konkrete Change Richtung erarbeitet und ein entsprechendes Maßnahmenprogramm entwickelt. In moderierten Arbeitsterminen werden die entscheidenden Wissensträger zu Punkten wie z.B. IT-Sicherheit, Aufwendungen oder Haftung befragt. Mit Hilfe des QUANTIC Digital Vision Boards wird anschließend ein gemeinsames Zielbild entwickelt:

• Wie sieht das wünschenswerteste Ergebnis aus?
• Wer sind die Schlüsselpersonen und was ist ihre Rolle (Champion, Skeptiker, Gegner, Entscheider usw.)?
• Was hält das Unternehmen gerade davon ab, gewünschte Themen umzusetzen (Mangel an Technologie, Mangel an Know-how, fehlende Finanzierung, fehlende Infrastruktur usw.)?
• Welche Schmerzpunkte erwartet das Unternehmen, wenn wir versagen?

Auf Grundlage dieser Selbstreflexion kann ein einheitliches Bild zum Wunschzustand und dem Weg dorthin erarbeitet werden. Voraussetzung ist, dass Sie klar zwischen der Zielidee und dem konkreten Veränderungskonzept unterscheiden. Die Vision des Veränderungskonzepts muss ausreichend tief sein, um Entscheidungsmüdigkeit zu vermeiden, sollte aber auch so allgemein sein, dass eine flexible Anpassung möglich ist, da es sonst keine Erfolgsgarantie gibt.

Etappe 3 – Mobilisierung

In der Mobilisierungs-Etappe erfolgt die Kommunikation des Change Konzeptes. Fundamente für Bereitschaft und Fähigkeiten werden in entsprechenden Workshops aktiviert. Neben der Aufbereitung der Aufnahmeergebnisse und Arbeitstermine erfolgt die Verdichtung der Ergebnisse zu einem Detailkonzept unter Kommunikation an die entsprechenden Entscheidungsträger.

Etappe 4 – Umsetzung & Controlling

Es schließt sich die Begleitung der Durchführung der priorisierten Vorhaben sowie eventueller Folgeprojekte an, wie beispielsweise die Identifikation weiterer Pilot-Abteilungen oder die Entwicklung eines allgemeinen Leitfadens.
Die Veränderung findet statt! In dieser Etappe wird die Umsetzung eines Projektes regelmäßig überwacht und mit den Beteiligten kommuniziert, um eine ständige Prüfung des angestrebten Ziels zu gewährleisten. Auf dieser Basis werden ggf. neue Maßnahmen festgelegt und das Programm entsprechend angepasst. Je nach Größe und Bedeutung des Projekts erfolgt ein regelmäßiges Management-Reporting sowie eine Berichterstattung an die wichtigsten Stakeholder, die beteiligten Entscheidungsträger und Mitarbeiter.

Etappe 5 – Festigung & Verifizierung

Zur Verankerung der Change-Ergebnisse und Sicherung der Change-Bereitschaft und Fähigkeit erfolgen regelmäßige Retrospektiven zum Nachhalten und Auswerten des Change-Prozesses. In der Verifizierungsphase wird das Veränderungskonzept in einem geschlossenen Kreislauf mit dem Veränderungsbeauftragten und den betroffenen Personen evaluiert. Darüber hinaus werden Rückmeldungen von Kunden und anderen Beteiligten eingeholt. In diesem Prozess entstehen neue Bedürfnisse, die in einen kontinuierlichen Veränderungsprozess integriert werden.

Sie befinden sich aktuell vor einem Change Prozess im Rahmen der Transformation ihres Unternehmens? Dann zögern Sie nicht, uns anzusprechen.

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